Política de Tratamiento de Datos Personales

Fecha de entrada en vigor: 02/03/2026
Última actualización: 02/03/2026

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO

2. MARCO NORMATIVO

Esta Política se fundamenta en:

• Constitución Política de Colombia, Artículo 15: Derecho fundamental a la intimidad personal y familiar, y al buen nombre
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen general de protección de datos personales
• Decreto 1377 de 2013: Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (arts. 2.2.2.25.1.1 y ss.)
• Ley 23 de 1981: Normas de ética médica y secreto profesional
• Resolución 1995 de 1999: Historia clínica y registros médicos
• Ley 1438 de 2011: Reforma al Sistema General de Seguridad Social en Salud
• Sentencias de la Corte Constitucional: C-748/11, T-414/92, SU-082/95, entre otras

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012:

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

El Tratamiento de datos personales en Nefro Vital se rige por los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

4.1. Principio de Legalidad

El Tratamiento se realiza conforme a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

4.2. Principio de Finalidad

El Tratamiento tiene una finalidad legítima, específica y debidamente informada al Titular, limitándose al cumplimiento de dichas finalidades.

4.3. Principio de Libertad

El Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales.

4.4. Principio de Veracidad o Calidad

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4.5. Principio de Transparencia

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia y características del Tratamiento de sus datos.

4.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo autorización expresa del Titular.

4.7. Principio de Seguridad

La información se maneja con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.8. Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con Nefro Vital, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas y en los términos de esta política.

5. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES TRATADOS

5.1. Datos de Identificación y Contacto

• Nombres y apellidos completos
• Tipo y número de documento de identidad (CC, TI, CE, Pasaporte)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Edad
• Género
• Dirección de residencia
• Ciudad y departamento
• Teléfono fijo y móvil
• Correo electrónico
• Cuenta de WhatsApp

5.2. Datos Sensibles de Salud (Art. 6 Ley 1581/2012)

• Historia clínica completa
• Antecedentes médicos personales y familiares
• Diagnósticos y enfermedades actuales
• Resultados de exámenes de laboratorio e imagenología
• Medicamentos prescritos y tratamientos
• Datos antropométricos (peso, talla, IMC)
• Signos vitales (presión arterial, frecuencia cardíaca, temperatura)
• Parámetros bioquímicos (glucosa, creatinina, colesterol, etc.)
• Evolución clínica y notas médicas
• Información sobre hábitos de vida (tabaquismo, alcohol, ejercicio, alimentación)
• Datos de salud mental y psicológica
• Datos de salud sexual y reproductiva (cuando sea relevante)
• Información sobre discapacidades o limitaciones funcionales
• Antecedentes quirúrgicos
• Alergias e intolerancias
• Datos genéticos o biométricos (cuando sea aplicable)

5.3. Datos Económicos y Financieros

• Entidad de seguridad social en salud (EPS)
• Régimen de afiliación (contributivo, subsidiado, especial)
• Información de pago (tarjeta de crédito/débito - procesada por terceros seguros)
• Datos de facturación
• Historial de pagos y servicios contratados

5.4. Datos de Navegación y Uso del Sitio Web

• Dirección IP
• Tipo de dispositivo y sistema operativo
• Navegador utilizado
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Cookies y tecnologías similares
• Geolocalización aproximada (ciudad/país)
• Interacciones con el asistente virtual (Vita IA)
• Resultados de la calculadora de riesgo renal

5.5. Datos de Menores de Edad (con consentimiento del representante legal)

• Información del menor (identificación, salud, etc.)
• Información del representante legal
• Documento que acredite la representación legal

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Nefro Vital recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades específicas y legítimas:

6.1. Finalidades Principales (Prestación de Servicios de Salud)

1. Atención Médica:
   • Prestar servicios de salud especializados en nefrología, medicina interna, nutrición, fisioterapia y psicología
   • Elaborar, actualizar y conservar la historia clínica del paciente
   • Realizar diagnósticos, prescribir tratamientos y hacer seguimiento clínico
   • Coordinar atención multidisciplinaria entre diferentes profesionales
   • Solicitar e interpretar exámenes de laboratorio e imagenología
   • Realizar procedimientos médicos autorizados
2. Evaluación de Riesgo:
   • Procesar datos en la calculadora automatizada de riesgo renal
   • Proporcionar recomendaciones personalizadas de salud
   • Identificar factores de riesgo cardiovascular y metabólico
   • Realizar análisis estadísticos de salud poblacional (datos anonimizados)
3. Asistencia Virtual:
   • Operar el asistente virtual de salud (Vita IA)
   • Responder consultas frecuentes
   • Enviar recordatorios de medicamentos, citas y hábitos saludables
   • Proporcionar educación en salud personalizada
   • Mejorar algoritmos de inteligencia artificial con datos anonimizados

6.2. Finalidades Administrativas y Operativas

1. Gestionar agendamiento, confirmación y reprogramación de citas
2. Procesar pagos y emitir facturas electrónicas
3. Gestionar devoluciones y reembolsos según políticas establecidas
4. Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones (PQRF)
5. Realizar auditorías de calidad y mejora continua
6. Cumplir con reportes y requerimientos de entidades de salud (EPS, Secretarías, Supersalud)
7. Gestionar riesgos de seguridad y fraude

6.3. Finalidades de Comunicación

1. Enviar comunicaciones relacionadas con su atención (resultados, recordatorios, seguimiento)
2. Notificar cambios en servicios, tarifas, horarios o políticas
3. Proporcionar información educativa sobre salud renal y metabólica
4. Enviar boletines informativos (newsletter) - requiere consentimiento específico
5. Contactar para encuestas de satisfacción y retroalimentación

6.4. Finalidades de Investigación y Desarrollo

1. Realizar investigaciones epidemiológicas y estadísticas en salud (datos anonimizados)
2. Desarrollar y mejorar herramientas de diagnóstico y evaluación
3. Mejorar algoritmos de la calculadora de riesgo
4. Entrenar sistemas de inteligencia artificial en salud
5. Publicar estudios científicos (siempre con datos anonimizados y respetando confidencialidad)

6.5. Finalidades de Cumplimiento Legal

1. Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales
2. Responder requerimientos de autoridades judiciales, fiscales o administrativas
3. Defender derechos e intereses legítimos de Nefro Vital
4. Prevenir, detectar e investigar posibles actividades ilícitas
5. Cumplir normativa tributaria, laboral y comercial

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como Titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

8. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER DERECHOS

8.1. Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos. Nefro Vital suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Plazo de respuesta: Máximo diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.

8.2. Reclamos

El Titular podrá presentar reclamos cuando:

• Considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión
• Advierta el presunto incumplimiento de deberes de Nefro Vital

Requisitos del reclamo:

• Identificación del Titular
• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección física o electrónica para notificaciones
• Documentos u otros elementos que se quieran hacer valer

Plazo de respuesta:

• Máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo
• Este plazo podrá ser prorrogado por otros ocho (8) días hábiles cuando las circunstancias lo ameriten

8.3. Canales para Ejercer Derechos

Puede contactarnos a través de:

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

9.1. Consentimiento Previo, Expreso e Informado

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de datos se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular.

9.2. Mecanismos para Obtener la Autorización

La autorización se obtiene mediante:

• Formulario físico: Firmado por el Titular al momento de la primera consulta
• Formulario electrónico: Aceptación mediante checkbox en el sitio web
• Grabación verbal: En consultas telefónicas (se graba con fines de registro)
• Conducta inequívoca: Actos que permitan concluir que otorgó autorización (ej: proporcionar voluntariamente datos para un servicio específico)

9.3. Prueba de la Autorización

Nefro Vital conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales.

9.4. Casos en los que NO se Requiere Autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales
2. Datos de naturaleza pública
3. Casos de urgencia médica o sanitaria
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos (con datos anonimizados)
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

10. DEBERES DE NEFRO VITAL COMO RESPONSABLE

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Nefro Vital se compromete a:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
6. Actualizar la información cuando sea necesario
7. Rectificar los datos cuando sean incorrectos y comunicar lo pertinente
8. Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado
9. Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley
11. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad

11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

11.1. Autorización para Datos Sensibles

El Tratamiento de datos sensibles de salud requiere autorización expresa, previa e informada del Titular, quien debe ser informado de manera explícita y previa acerca de las finalidades para las cuales se recolectan los datos sensibles.

11.2. Prohibiciones en el Tratamiento de Datos Sensibles

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre incapacitado física o jurídicamente
• El Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica (datos anonimizados)

11.3. Secreto Profesional Médico

Todos los datos de salud están además protegidos por el secreto profesional médico consagrado en la Ley 23 de 1981. Los profesionales de Nefro Vital están obligados a mantener estricta confidencialidad sobre la información clínica.

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

12.1. Consentimiento del Representante Legal

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:

• Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
• Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales
• Cuente con la autorización del representante legal del menor

12.2. Protección Reforzada

Los datos de menores de edad recibirán protección reforzada conforme a la legislación colombiana (Código de Infancia y Adolescencia - Ley 1098 de 2006).

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

13.1. Medidas de Seguridad Técnicas

• Cifrado: Protocolo HTTPS/SSL para transmisiones web
• Cifrado de datos en reposo: Bases de datos encriptadas
• Firewall: Protección perimetral de red
• Antivirus y antimalware: Actualizado permanentemente
• Backup automatizado: Respaldos diarios encriptados
• Monitoreo de seguridad: Detección de intrusiones
• Segregación de red: Separación de ambientes (producción, desarrollo, pruebas)

13.2. Medidas de Seguridad Administrativas

• Política de control de acceso: Acceso basado en roles y necesidad
• Contraseñas robustas: Requisitos de complejidad y cambio periódico
• Autenticación multifactor (MFA): Para accesos administrativos
• Logs de auditoría: Registro de todos los accesos y modificaciones
• Acuerdos de confidencialidad: Con empleados, proveedores y terceros
• Capacitación continua: Entrenamiento en protección de datos y ciberseguridad

13.3. Medidas de Seguridad Físicas

• Control de acceso físico: A instalaciones y servidores
• Videovigilancia: En áreas críticas
• Custodia de documentos físicos: Archivos cerrados y con acceso restringido
• Destrucción segura: Trituración de documentos al finalizar periodo de retención

13.4. Plan de Respuesta a Incidentes

Nefro Vital cuenta con un Plan de Respuesta a Incidentes de Seguridad que incluye:

• Detección y contención de brechas de seguridad
• Notificación a Titulares afectados (dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento del incidente)
• Notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio
• Medidas correctivas y preventivas

14. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS

14.1. Transferencia Internacional

Nefro Vital puede realizar transferencias internacionales de datos a países que garanticen niveles adecuados de protección o mediante cláusulas contractuales que aseguren el cumplimiento de esta Política.

Servicios que pueden implicar transferencia internacional:

• Servicios de hosting en la nube (ubicados en servidores en EE.UU. o Europa)
• Plataforma de chatbot (Botpress - Canadá)
• Servicios de email marketing
• Pasarelas de pago internacionales

14.2. Transmisión Nacional (Encargados del Tratamiento)

Nefro Vital puede transmitir datos a terceros que actúan como Encargados del Tratamiento, tales como:

• Proveedores de servicios tecnológicos (hosting, email, CRM)
• Laboratorios clínicos autorizados
• Proveedores de servicios de mensajería y comunicación
• Asesores legales, contables y fiscales
• Auditores externos

Todos los Encargados firman acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos que les obligan a cumplir esta Política.

15. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO INTERNO

15.1. Oficial de Protección de Datos

Nefro Vital designa un Oficial de Protección de Datos responsable de:

• Supervisar el cumplimiento de esta Política
• Atender consultas y reclamos de Titulares
• Coordinar respuestas a autoridades de control
• Capacitar al personal en protección de datos
• Revisar y actualizar políticas y procedimientos

Contacto: soporte@nefro-vital.com

15.2. Procedimiento Interno de Consultas y Reclamos

1. Recepción: La solicitud se registra en sistema interno con número de radicado
2. Verificación de identidad: Se valida la identidad del solicitante
3. Evaluación: Se analiza la solicitud y se determina si procede
4. Respuesta: Se elabora respuesta fundamentada dentro del plazo legal
5. Implementación: Si procede, se ejecutan las acciones solicitadas (actualización, rectificación, supresión)
6. Notificación: Se notifica al Titular la decisión y acciones tomadas
7. Seguimiento: Se hace seguimiento para garantizar efectividad de la medida

16. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

16.1. Vigencia

Esta Política rige a partir de su fecha de publicación: 02/03/2026

16.2. Modificaciones

Nefro Vital se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán en el sitio web y se notificarán a los Titulares mediante:

• Aviso destacado en la página principal del sitio web
• Correo electrónico a la dirección registrada
• Mensaje del asistente virtual

Los cambios entrarán en vigencia a partir de su publicación, salvo que se establezca un plazo diferente.

17. AUTORIDAD DE SUPERVISIÓN

La autoridad de supervisión y control en materia de protección de datos personales en Colombia es:

18. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de la interpretación o aplicación de esta Política se someterá a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de Villavicencio, Meta, Colombia.

19. ACEPTACIÓN Y CONSENTIMIENTO

20. INFORMACIÓN DE CONTACTO

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